Yrityksen kassatilanteen heikentyessä katse kääntyy nopeasti varastoon. Tämä on hyvin luonnollista, koska monessa liiketoiminnassa ja erityisesti kaupan alalla varasto on suurin yksittäinen erä, johon rahaa sitoutuu. Helposti päädytään leikkaamaan kaikkien tuotteiden saatavuudesta ja tulevista ostoista nopeiden voittojen toivossa. Lopputulos voi näyttää hetkellisesti hyvältä, mutta lähes aina tilanne vain pahenee tällä tavalla. Myydyimmät tuotteet loppuvat ensin ja hitaammin kiertävät tuotteet jäävät hyllyyn. Samaan aikaan myynnissä menetetään kauppoja, jotka olisi erityisesti tiukassa kassatilanteessa ollut kriittistä saada kiinni.
Olen painiskellut käyttöpääoman ja varaston kanssa urani aikana useaan otteeseen ja hyvin erilaisten tuotteiden parissa. Oman kokemukseni mukaan varastoa voi pienentää merkittävästi ilman, että asiakaskokemuksesta tai myynnistä tingitään. Se vaatii kuitenkin hieman enemmän työtä kuin kaiken leikkaaminen ”juustohöylällä”. Tässä valikoimatyö on parhaimmillaan ja pahimmillaan.
Kaikki tuotteet eivät ole yhtä tärkeitä
Ensimmäinen askel on määrittää valikoiman tuotteet sen mukaan, mistä oikeasti tulee myyntiä ja katetta tai mitkä ovat yrityksen liiketoiminnalle kriittisimpiä. Kriteerit voivat vaihdella yrityksen strategian ja liiketoiminnan painotusten mukaan.
Hyvä työkalu tähän on ABC-luokittelu, jota hyvin johdetuissa yrityksissä käytetään luonnostaan jo valikoimatyössä. Ongelmatilanteissa hyvin tehdyn luokittelun merkitys korostuu. Tarpeesta riippuen tuotteita voi jakaa useampaankin luokkaan, mutta kolmella pääsee jo pitkälle. A-tuotteiksi valitaan yrityksen liiketoiminnan kannalta tärkeimmät ja kannattavimmat tuotteet. Näiden saatavuus pyritään turvaamaan tilanteesta huolimatta. B-luokkaan jäävät tuotteet, jotka myyvät tasaisesti mutta eivät ole yhtä kriittisiä tai kannattavia. C-luokkaan tippuvat tuotteet, jotka laajentavat valikoimaa, mutta eivät juurikaan tuota myyntiä eivätkä ole liiketoiminnalle tärkeitä. C-luokan tuotteiden kohdalla katsotaan ensimmäisenä, kannattaako niitä varastoida ollenkaan.
On aina hyvä muistaa, että pelkät luvut eivät välttämättä kerro koko totuutta. Joskus heikommin myyvä tuote voi olla tärkeä tekijä isompiin kauppoihin tai vaikuttaa muuten merkittävästi kokonaisuuteen. Esimerkiksi konekaupassa edullista ja jopa merkityksetöntä varaosaa voi olla järkevää ylivarastoida, jos sen puuttuessa isompi korjaus joutuu odottamaan valmistumistaan. Tästä syystä luokittelu kannattaakin tehdä yhdessä liiketoiminnan kanssa ja tunnistaa kriittiset tuotteet.
Valikoiman laajuutta ei aina tarvitse karsia, vaan sen voi siirtää
Valikoiman laajuus tai tiettyjen erikoistuotteiden saatavuus on usein kilpailuetu. Asiakas tulee liikkeeseen, koska valikoima on laaja ja hän on tottunut saamaan sieltä tarvittavat tuotteet. Siksi tuotteita ei kannata karsia valikoimasta automaattisesti, vaan pohtia toimitusketjua kokonaisuutena.
Osa tuotteista toimii hyvin tilaustuotteina esimerkiksi suoraan tavarantoimittajan tai tukkukaupan varastosta. Asiakas on nykypäivänä tottunut jo siihen, että jokaista tuotetta ei välttämättä ole aina varastossa, ja hyvällä asiakaspalvelulla saadaan silti onnistunut asiakaskokemus. Tuotteen voi jopa toimittaa suoraan tavarantoimittajalta asiakkaalle, jolloin karsitaan merkittävä osa välillisistä kustannuksista, kun tuote ohittaa yrityksen prosessit kokonaan. Tämä onkin erinomainen tapa laajentaa valikoimaa ilman varaston kasvattamista.
Kassahaasteet ovat usein aikatauluongelmia
Usein kassan kanssa tulee haasteita, kun tavaraa tulee varastoon, mutta sille ei ole vielä myyntiä. Maksuaikojen neuvottelu on yksi ratkaisu, mutta siinä onnistuminen riippuu myös yhteistyökumppanista. Se, mitä itse voi tehdä, on panostaa aikataulutukseen.
Tiukassa kassatilanteessa painotetaan toimituksia, joissa on jo myytäviä tuotteita. Samoin pyritään myynnissä keskittymään varastotuotteiden lisäksi tuotteisiin, joissa on tilauskantaa. Parhaimmillaan tuotteet saadaan myytyä ja niistä maksu asiakkaalta jo ennen kuin ostolasku erääntyy maksettavaksi.
Tilauksia voi myös pyrkiä tekemään useammin ja pienemmissä erissä. Tämä voi osaltaan nostaa yksikkökustannusta, mutta tällä saadaan varasto ja kassa kiertämään paremmin. Tässäkin on tärkeää tunnistaa kokonaiskustannus ja se, mikä merkitys on sillä, jos varastoa joudutaan rahoittamaan kalliilla lainarahalla.
Hitaasti kiertävän varaston tyhjentäminen hallitusti
Kaikkien ostojen karsimisen lisäksi yhtä tyypillinen ratkaisu kassahaasteiden yhteydessä on varaston alennusmyynti. Varaston tyhjentäminen esimerkiksi sesongin lopussa on yleensä järkevää ja kannattavaakin tehdä kassan sekä käyttöpääoman tehokkuuden kannalta. Poistomyynti kannattaa kuitenkin ottaa huomioon tulevia ostoja suunnitellessa ja arvioida tilausmäärät jatkossa paremmin.
Paha virhe on tyhjentää kaikkea varastosta alennuksella kiireessä. Se on houkutteleva ratkaisu, koska sillä saadaan nopeasti rahaa kassaan. Mutta tunne voi olla virheellinen, jos ei ymmärretä, mistä todella on kyse. Pahimmillaan yritys päätyy myymään parhaiten myyviä tuotteitaan alennuksella ja siten menettää niistä saatavan katteen sekä tilaa vielä samoja tuotteita lisää, koska ne loppuvat kesken. Kassavaikutus tästä on marginaalinen ja hetkellinen. Jos alennukset taas, vaikka vähän kovemmatkin, keskitetään oikeisiin tuotteisiin ja tuoteryhmiin, joita ei enää tilata lisää, saadaan pysyvä kassavaikutus aikaiseksi. Tällöin jopa tappiolla myyminen muuttuu kannattavaksi, koska saatu raha vapautuu todellisuudessa varastosta.
Myynti on kriittinen osa ratkaisua
Valikoimatyö kassahaasteissa ei ole vain hankinnan asia. Jos myynti ja markkinointi eivät tiedä, mitä on saatavilla tai mihin panostukset keskitetään, haluttuun lopputulokseen ei päästä. Siksi sisäinen viestintä ja raportointityökalut korostuvat näissä tilanteissa. Hyviä työkaluja ovat esimerkiksi saatavuustaulukot ja korvaavien tuotteiden listat.
Kun myynti myy sitä, mitä on, varasto kiertää nopeammin ja puutteet aiheuttavat vähemmän menetettyjä kauppoja. Parhaiten tämä toimii, kun valikoimasta, hinnoittelusta ja saatavuudesta päätetään samassa pöydässä myynnin ja markkinoinnin kanssa.
Mitä kannattaa seurata?
Kassahaasteiden kohdalla mittareita ei kannata olla montaa, ja kassatilanne on niistä tärkein. Sen rinnalla on hyvä seurata varaston kiertonopeutta tuoteryhmittäin sekä ABC-luokittelun mukaista saatavuutta. Näin päästään heti kiinni siihen, miten eri toimenpiteet purevat käytännössä. Lisäksi tulevan tilauskannan seuraaminen ja tarvittaessa toimitusaikatauluihin reagoiminen on välttämätöntä.
Lopuksi
Käyttöpääoman tehostaminen ja hyvän saatavuuden säilyttäminen eivät ole toistensa vastakohtia. Ongelmia tulee vasta silloin, kun varastoa karsitaan tasaisesti joka puolelta ilman suunnitelmaa. Varastonhallintaan kannattaa käyttää aikaa myös ilman kassahaasteita, sillä juuri silloin, kun kaikki on hyvin, varastoon kertyy helposti ylimääräistä, mikä voi olla merkittävä ongelma myöhemmin.
